Viele Internetnutzer haben sich webbasierten E-Mails zugewandt und nutzen sie als primäres elektronisches Kommunikationsmittel. Einige Unternehmen haben sogar "Cloud-Computing" -Lösungen eingeführt, bei denen die Zustellung und der Abruf von E-Mails von einem externen Unternehmen durchgeführt werden. Dennoch gibt es viele Gründe, warum ein Benutzer immer noch einen herkömmlichen E-Mail-Client bevorzugen könnte. Aus diesem Grund bieten auch die oben genannten webbasierten E-Mail-Dienste häufig noch POP3- und / oder IMAP-Dienste an.

KMail, der E-Mail-Client von KDE, ist eine robuste und immer noch sehr beliebte Wahl für alle, die ihre E-Mails immer noch auf ihrem Desktop haben möchten, auch wenn sie offline sind. Es ist Teil der PIM-Suite (Personal Information Management) von Kontact und bietet viele nützliche und einzigartige Funktionen. Zu diesen Funktionen gehört die Möglichkeit, erweiterte E-Mail-Vorlagen zu erstellen.

Insbesondere Unternehmen und Organisationen werden diese Funktion als vorteilhaft empfinden. Angenommen, Ihr Unternehmen erhält Online-Bestellungen, und Sie müssen benutzerdefinierte Antworten an jeden Kunden senden. Die meisten E-Mails, die Sie senden, enthalten identische Informationen, aber der Name und andere Kontaktinformationen müssen unterschiedlich sein. Mit KMail können Sie solche Vorlagen erstellen und sogar KMail programmieren, um sie in bestimmten Situationen zu verwenden.

Um mit der Erstellung einer Vorlage zu beginnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Menü auf " Einstellungen "

2. Klicken Sie auf " KMail konfigurieren "

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche " Komponist "

4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte " Benutzerdefinierte Vorlagen " (Sie können auch aktuelle Vorlagen auf der Registerkarte "Standardvorlagen" bearbeiten)

5. Oben links befindet sich ein Textfeld. Geben Sie den Namen Ihrer Vorlage ein und klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche, um sie zu erstellen

6. Wählen Sie unten rechts, wo " Schablonentyp " steht, den gewünschten Typ aus. Wenn es für neue Nachrichten sein wird, lassen Sie es auf "Universal"

7. Klicken Sie unten auf " Befehl einfügen "

Ein Menü wird mit mehreren Optionen angezeigt: Originalnachricht, aktuelle Nachricht, Prozess mit externen Programmen und Verschiedenes. In diesem Beispiel erstellen Sie eine Antwortnachricht.

8. Wählen Sie im Menü "Aktuelle Nachricht" die Option " Uhrzeit " und drücken Sie zweimal die Eingabetaste

9. Wählen Sie aus der "Aktuellen Nachricht" " Tag der Woche " und dann "Datum"

10. Als nächstes überspringen Sie ein paar Zeilen und tippen Sie das Wort " Dear ", gefolgt von einem Leerzeichen

11. Kehren Sie zum Menü "Original Message" zurück und klicken Sie auf " To Field Name "

12. Geben Sie "Unsere Unterlagen geben an, dass Sie sich an unsere Verkaufsabteilung gewandt haben", geben Sie ein Leerzeichen ein und wählen Sie dann im Menü "Ursprüngliche Nachricht" die Option "Datum".

13. Überspringen Sie mehrere Zeilen und geben Sie im Menü "Aktuelle Nachricht" eine schließende Anweisung gefolgt von Ihrer Unterschrift ein

14. Überspringen Sie schließlich noch ein paar Zeilen und tippen Sie " % QUOTE "

Die endgültige Antwortvorlage sieht folgendermaßen aus:

00:00 Uhr
Sonntag, 03. Januar 2010

Lieber So-und-so,

Unseren Unterlagen zufolge haben Sie am Sonntag, den 03. Januar 2010, unsere Verkaufsabteilung kontaktiert.

Körper Ihrer Nachricht

Ihre Schließung und Unterschrift

Zitierte ursprüngliche Nachricht

Dies ist eine grundlegende Vorlage, nur um Ihnen eine Vorstellung von der Flexibilität zu geben, die Sie damit haben. Sie können mehrere Vorlagen für verschiedene Situationen und Empfänger erstellen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die eine Antwort mit einer der von Ihnen erstellten Vorlagen erfordert:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht

2. Wählen Sie "Antworten"

3. Gehen Sie nach unten zu "Antworten mit benutzerdefinierter Vorlage"

4. Wählen Sie Ihre Vorlage

Ähnlich, wenn Sie eine neue Nachricht erstellen:

1. Klicken Sie auf "Datei" im oberen Menü

2. Wählen Sie "Neu"

3. Wählen Sie "Nachricht von Vorlage"

4. Klicken Sie auf Ihre Vorlage.

Wie ich bereits erwähnt habe, können Sie bestimmte Vorlagen auf bestimmte E-Mail-Empfänger anwenden. Der einfachste Weg dazu ist, einen Ordner für die Empfänger einer bestimmten Vorlage zu erstellen und dann einen Filter zu erstellen, der automatisch jede Nachricht zu oder von einer bestimmten E-Mail in diesen Ordner verschiebt (Wir werden lernen, wie man nächste Woche einen Filter erstellt). Schließlich, machen Sie folgendes:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Ordner

2. Klicken Sie auf "Eigenschaften"

3. Klicken Sie auf die Registerkarte "Vorlagen"

4. Aktivieren Sie "Benutzerdefinierte Nachrichtenvorlagen in diesem Ordner verwenden".

5. Ändern Sie die angegebenen Vorlagen oder kopieren Sie die benutzerdefinierten Vorlagen, die Sie zuvor erstellt haben, und fügen Sie sie ein.

Sobald Sie Ihre Vorlagen erstellt haben, ist deren Verwendung nur noch eine Frage von wenigen Klicks. Sie können auch zurückgehen und sie optimieren, wenn Sie etwas geändert haben möchten. Mit benutzerdefinierten Vorlagen werden alle bisher mühsamen Geschäfts- oder E-Mail-Aktivitäten reibungslos und schnell ausgeführt.