Wenn Sie Google Docs für den Großteil Ihrer Arbeit verwenden, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie dasselbe Dokumentlayout immer wieder verwenden. Anstatt Formatierungen und Stile aus alten Dokumenten zu kopieren, ist es viel einfacher, eine Vorlage für diese spezielle Art von Dokument zu erstellen. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie ein neues Dokument dieses Typs erstellen möchten, die Google Docs-Vorlage laden und die banale Arbeit für Sie erledigen.

Früher gab es in Google Docs eine Funktion, mit der Sie eine Vorlage erstellen und an eine Vorlagengalerie senden konnten. Dies machte es sehr einfach, eine Vorlage einzurichten, die wiederholt für neue Dokumente verwendet werden kann. Seitdem hat Google jedoch benutzerdefinierte Vorlagen aus regulären Google Docs entfernt und in den GSuite-Dienst verschoben, für den regelmäßige Zahlungen erforderlich sind. Normale Nutzer können weiterhin vorgefertigte Google-Vorlagen verwenden, jedoch keine eigenen hochladen. Für Benutzer, die nicht nur für die Erstellung einer Vorlage zahlen möchten, schauen wir uns an, wie Sie manuell eine Vorlage erstellen können.

Einrichten der Vorlage

Um dies zu erreichen, erstellen wir ein Dokument, das als Vorlage dient. Wenn Sie eine Vorlage von Grund auf neu erstellen möchten, erstellen Sie ein leeres Dokument, indem Sie auf der Hauptseite von Google Text & Tabellen auf die Schaltfläche "Neues Dokument" klicken.

Wenn Sie bereits ein Dokument haben, das das Layout verwendet, das Sie verwenden möchten, können Sie dieses stattdessen verwenden. Natürlich möchten Sie alle Daten entfernen, damit Sie sie für zukünftige Dokumente verwenden können. Um keine Arbeit zu verlieren, können Sie eine Kopie eines Dokuments erstellen, indem Sie es öffnen und dann auf "Datei" klicken, gefolgt von "Kopie erstellen ...". Dadurch wird eine doppelte Datei erstellt, die Sie für Ihre Vorlage frei bearbeiten können.

Jetzt werden wir dieses Dokument als Vorlage aufbauen. Richten Sie dazu das Dokument so ein, dass die grundlegende Formatierung durchgeführt wird, aber keine Daten in den Feldern vorhanden sind. Wenn wir die Vorlage in Zukunft verwenden, müssen wir lediglich die Daten nach Bedarf eingeben. Im folgenden Screenshot erstellen wir beispielsweise eine Vorlage für ein Dokument, das Ihre persönlichen Daten benötigt. Wir haben es so eingerichtet, dass alle Felder vorhanden sind, aber keine Daten enthalten sind. Daher können wir sie bei jeder Verwendung der Vorlage ausfüllen.

Wenn es Ihnen die Arbeit erleichtert, können Sie Platzhaltertext hinterlassen, um Sie daran zu erinnern, was wohin geht. Wenn Sie beispielsweise eine Briefvorlage haben, möchten Sie möglicherweise Text wie "" und "" einfügen, um sich daran zu erinnern, was in diesen Teilen eingegeben werden soll. Sie können den Platzhaltertext auch so formatieren, dass er zu dem Stil passt, in dem Ihre Antworten enthalten sein sollen. Daher müssen Sie die Änderungen nicht manuell vornehmen.

Sobald Sie Ihre Vorlage so eingerichtet haben, wie Sie möchten, benennen Sie das Dokument als etwas Besonderes. Jetzt, wo es eingerichtet ist, haben Sie eine Vorlage für zukünftige Dokumente.

Die Vorlage finden

Es gibt jedoch ein großes Problem: Dieses Dokument ist praktisch identisch mit jedem anderen Dokument in Google Drive! Wenn Sie viele Dokumente erstellen, wird Ihre Vorlage wahrscheinlich zwischen ihnen verloren gehen. Es kann frustrierend sein, jedes Mal, wenn Sie Ihre Vorlage verwenden möchten, Ihre Google-Dokumente zu durchsuchen. Lass es uns ein wenig einfacher machen, unsere Vorlage zu finden, wenn wir sie brauchen.

Einen Ordner erstellen

Eine Möglichkeit besteht darin, einen Ordner namens "Templates" zu erstellen und Ihr Dokument darin zu speichern. Navigieren Sie zuerst zu Google Drive. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf ein Feld, das nicht von einer Datei oder einem Ordner belegt ist, und klicken Sie auf "Neuer Ordner".

Rufen Sie diesen Ordner "Vorlagen" auf und klicken Sie dann auf "Erstellen".

Verschieben Sie nun die Vorlage in den Ordner. Dies kann durch Klicken und Ziehen in den Ordner oder durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei, Auswählen von "Verschieben nach ..." und Auswählen des Vorlagenordners erfolgen.

Da Ordner in der Regel über Dokumenten liegen, haben wir immer einen klaren Zugriff auf unsere Vorlagen, unabhängig davon, wie viele Dokumente erstellt werden.

Die Vorlage vorführen

Alternativ können Sie das Dokument für eine spätere leichtere Ortung markieren. Um ein Dokument zu markieren, klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste darauf und klicken Sie auf "Stern hinzufügen".

Wenn Sie links von Google Drive auf die Kategorie "Markiert" klicken, werden nur die markierten Dokumente angezeigt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um schnell und einfach auf wichtige Dateien zuzugreifen.

Verwenden der Vorlage

Nachdem Sie nun eine Vorlage eingerichtet und an einem einfachen Ort gefunden haben, können Sie damit die Dokumenterstellung vereinfachen. Um es zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei in Google Drive und klicken Sie auf "Kopie erstellen". Wenn Sie Google Docs verwenden, können Sie eine Kopie eines Dokuments auf die gleiche Weise wie zuvor in diesem Artikel erstellen.

Geben Sie der Kopie einen einprägsamen Namen.

Dadurch wird eine neue Kopie der Vorlage erstellt, die Sie ausfüllen können, wie Sie es für richtig halten. Sie können jetzt die Felder ausfüllen, die Sie zuvor eingerichtet haben, und die ursprüngliche Vorlage für zukünftige Dokumente beibehalten.

Tricky Vorlagen

Wenn Google benutzerdefinierte Vorlagen aus Google Docs entfernt, müssen Nutzer nun ihre eigenen Vorlagen manuell erstellen und verwenden. Jetzt wissen Sie, wie man es erstellt, wie man es leicht finden kann und wie man es benutzt, um die Dokumenterstellung zu erleichtern.

Sind Vorlagen wichtig für Ihren Workflow? Lass es uns wissen.