Durch das Erstellen einer Dropdown-Liste in Ihrer Excel-Tabelle können Sie die Effizienz Ihrer Arbeit erhöhen. Dies kann sich als nützlich erweisen, insbesondere wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter bestimmte Informationen bereitstellen, die für das Unternehmen relevant sein könnten. Mithilfe einer Excel-Dropdown-Liste können Sie genau steuern, was in eine Zelle eingegeben werden kann, indem Sie den Benutzern die Möglichkeit geben, aus einer vordefinierten Liste auszuwählen.

Wenn Sie einer Zelle eine Dropdown-Liste hinzufügen, wird daneben ein Pfeil angezeigt. Ein Klick auf diesen Pfeil öffnet die Liste und gibt dem Benutzer die Möglichkeit, eines der Elemente in der Liste auszuwählen. Dadurch sparen Sie nicht nur Platz in Ihrer Tabelle, sondern sehen auch aus wie ein Superuser und beeindrucken Ihre Mitarbeiter und Ihren Chef. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel.

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Schritt 1: Definieren Sie den Inhalt Ihrer Liste

1. Öffnen Sie ein neues Excel-Arbeitsblatt und legen Sie die Inhalte fest, die auf Ihrer Liste angezeigt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass jeder Eintrag eine Zelle belegt und alle Einträge in derselben Spalte vertikal ausgerichtet sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass zwischen den Einträgen keine leeren Zellen vorhanden sind. In unserem Fall öffnet unser Dropdown-Menü eine Liste von Städten zur Auswahl.

2. Sobald Sie die Liste zusammengestellt haben, markieren Sie alle Einträge, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Name definieren" aus dem Menü, das angezeigt wird.

3. Daraufhin wird ein neues Fenster mit dem Titel "Neuer Name" geöffnet. Wählen Sie einen Namen für Ihre Liste und geben Sie diesen im Textfeld "Name" ein.

4. Klicken Sie auf "OK".

Schritt 2: Hinzufügen Ihrer Dropdown-Liste zu einer Tabelle

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Dropdown-Liste zu einer Tabelle hinzuzufügen. Hier ist, wie es geht.

1. Öffnen Sie ein neues oder vorhandenes Arbeitsblatt, in das Sie Ihre Dropdown-Liste einfügen möchten.

2. Markieren Sie die Zelle, in der Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten", suchen Sie das Symbol "Datenvalidierung" im Datentoolbereich und klicken Sie darauf.

3. Es wird ein Datenvalidierungsfeld mit drei Registerkarten angezeigt: Einstellungen, Eingangsmeldung und Fehlerwarnung. Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Option "Liste" aus der Dropdown-Liste "Pfeil". Eine neue Option mit dem Titel "Quelle" wird nun am unteren Rand des Fensters angezeigt. Klicken Sie auf das Textfeld und geben Sie ein "=" - Zeichen ein, gefolgt von dem Namen Ihrer Dropdown-Liste. In unserem Fall sollte es =cities lesen.

Die Kontrollkästchen "Leer ignorieren" und "In Zelle" sind standardmäßig aktiviert. Wenn die leere Zelle "Ignorieren" aktiviert ist, bedeutet dies, dass Personen die Zelle leer lassen dürfen. Wenn Sie jedoch möchten, dass jeder Benutzer eine Option aus der Zelle auswählt, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

4. Klicken Sie auf OK. Das ist es. Sie haben Ihrer Tabelle eine Dropdown-Liste hinzugefügt.

Wenn Sie damit fertig sind, können Sie mit der Registerkarte Eingabenachrichten fortfahren.

Schritt 3: Eingabebestätigung für Datenvalidierung (optional)

Manchmal möchten Sie möglicherweise eine Nachricht (mit Beschreibung) angezeigt bekommen, wenn auf die Zelle mit der Dropdown-Liste geklickt wird. In diesem Fall müssen Sie auf der Registerkarte "Eingabenachricht" auf das Feld "Eingabebotschaft anzeigen" klicken. Sie müssen auch den Titel und die Nachricht in den entsprechenden Feldern ausfüllen. Ihre Dropdown-Liste sollte jetzt ungefähr wie das folgende Bild aussehen.

Die letzte Registerkarte ist für die Fehlerwarnung. Einmal definiert, sendet dieser eine Fehlermeldung, wenn jemand ungültige Daten eingibt - Daten, die nicht in der Liste sind.

Aufwickeln

Dropdown-Listen sind sehr häufig auf Websites und sind sehr intuitiv für den Benutzer. Ihre vielseitige Natur macht sie in praktisch allen Branchen nützlich. Ob in Umfragen, der Geschäftswelt oder sogar in Schulen, Sie werden immer die Notwendigkeit finden, Excel-Dropdown-Listen zu verwenden.

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