Es ist äußerst wichtig, eine ausdrucksstarke, klare und prägnante Signatur in Ihren E-Mails zu haben. Als freiberuflicher Autor, der hauptsächlich im Online-Bereich tätig ist, sehe ich meine E-Mail-Signatur als dieselbe Rolle wie eine Visitenkarte in den 90er Jahren.

Es ist ziemlich einfach, eine Signatur in Google Mail hinzuzufügen: Gehen Sie in Google Mail zu Einstellungen, scrollen Sie nach unten zu Signatur und geben Sie eine ein. Die Optionen hier sind jedoch eingeschränkt, da die Signatur vor oder nach dem zitierten Text sehr restriktiv ist. und Sie müssen jedes Mal, wenn Sie sie ein- oder ausschalten möchten, zu den Einstellungen wechseln.

Hier zeige ich Ihnen, wie Sie mit dem Tool "Eingereichte Antworten" mehrere Signaturen erstellen und bei jedem Senden einer E-Mail einfach auswählen können, welche Sie verwenden möchten.

Zunächst müssen Sie vordefinierte Antworten in Google Mail Labs aktivieren (dort finden Sie alle möglichen wunderbaren Google Mail-Add-Ons).

1. Klicken Sie in Ihrem Google Mail-Posteingang oben rechts auf das Zahnradsymbol, klicken Sie auf Einstellungen und dann auf den Tab Labs.

2. Geben Sie in das Feld "Nach einem Labor suchen" die canned responses und drücken Sie die Eingabetaste. Eingereichte Antworten sollten unter "Verfügbare Labs" erscheinen. (Ignoriere den Teil, in dem er für faule Leute steht - wir verwenden ihn für etwas produktiveres als automatische Antworten!) Klicke auf "Aktivieren" und dann auf "Änderungen speichern".

Sie haben nun die Antworten in der Liste aktiviert. Es ist also an der Zeit, Ihre Unterschrift (en) zu erstellen.

1. Klicken Sie in Gmail auf "Verfassen", als ob Sie eine neue E-Mail geschrieben hätten.

2. Klicken Sie als Nächstes auf den kleinen Pfeil in der unteren rechten Ecke des Fensters "Neue Nachricht" -> Vordefinierte Antworten -> Neue vordefinierte Antwort.

3. Geben Sie in das angezeigte Textfeld einen Namen ein, den Sie für Ihre Unterschrift speichern möchten, und klicken Sie dann auf OK.

4. Als nächstes gehen Sie erneut in das Fenster "Neue Nachricht" zu "Eingeregte Antworten" und klicken Sie unter dem Unterordner "Einfügen" auf den Namen Ihrer Unterschrift. Der Name, den Sie für Ihre Unterschrift gewählt haben, erscheint dann in der Betreffzeile Ihrer E-Mail.

5. Geben Sie nun einfach ein, was Ihre Signatur in den "body" -Teil der E-Mail schreiben soll (der Bereich, in den Sie normalerweise Ihre E-Mail-Nachricht schreiben würden).

Deine Unterschrift gut aussehen lassen

Ich möchte meiner Unterschrift zwei Bindestriche voranstellen, die sie sauber vom Rest der E-Mail trennt. Ich schreibe dann meinen Namen in die erste Zeile, meinen Titel in der folgenden Zeile, dann ein Logo des Unternehmens oder der Firmen, für die ich arbeite oder schreibe, in der dritten Zeile. Natürlich, wenn Sie Ihren Twitter-Handle, Ihre Telefonnummern usw. eingeben möchten, können Sie das auch tun - schließlich ist es Ihre Unterschrift!

Wenn Sie das Logo einer Website oder Firma verwenden möchten, können Sie es in der Regel erhalten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Logo auf der Website klicken und dann auf "Bild speichern unter ..." klicken. Mit diesem Fehler können Sie das Windows-Snipping-Tool verwenden es im Startmenü.) um das Logo auszuschneiden und als Bild zu speichern.

Sobald Sie das Logo gespeichert haben, ziehen Sie es von dem Ort, an dem es gespeichert wurde, in das Google Mail-Fenster, in dem Sie Ihre Signatur erstellen. Das Logo sollte standardmäßig in Ihrer Signatur in der Größe "Best fit" angezeigt werden. Sie können die Größe jedoch ändern, indem Sie die Ecken des Logos ziehen.

Sobald Sie Ihre Signatur eingegeben haben, ist es Zeit, sie für die zukünftige Verwendung zu speichern. Klicken Sie rechts unten auf den Pfeil neben dem Papierkorb-Symbol -> Eingeregte Antworten und wählen Sie dann den Namen für Ihre Unterschrift unter der Überschrift "Speichern".

Du hast jetzt deine erste Signatur erstellt! Jedes Mal, wenn Sie es in einer E-Mail verwenden möchten, erstellen Sie einfach eine E-Mail. Wenn Sie Ihre Signatur einfügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil in der unteren rechten Ecke -> Eingereichte Antworten. Wählen Sie dann Ihre Signatur unter der Überschrift "Einfügen".

Sie können eine vollständige Liste von Signaturen erstellen, indem Sie die oben beschriebene Methode verwenden, die Sie für jede gesendete E-Mail einzeln auswählen können. Wenn Sie eine Ihrer Signaturen bearbeiten möchten, klicken Sie in Google Mail auf "Verfassen", fügen Sie sie mit der Methode im letzten Absatz ein und bearbeiten Sie sie anschließend wie gewünscht.

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, speichern Sie Ihre Signatur, indem Sie rechts unten auf den Pfeil neben dem Bin-Symbol klicken -> Eingereichte Antworten und wählen Sie sie dann unter dem Unterpunkt "Speichern" aus.

Das einzige Problem bei dieser Methode für die unterstützte Antwortsignatur besteht darin, dass sie hauptsächlich für den Desktop gilt. Wenn Sie die Google Mail-App für Mobilgeräte verwenden, haben Sie keinen schnellen Zugriff auf Ihre vordefinierte Antwort, wodurch diese Methode nutzlos wird.

Fazit

Ich habe mich immer mit den standardmäßigen Unterschriftsoptionen von Google Mail herumgeschlagen und war überrascht, dass diese verborgene Funktion, die normalerweise für automatisierte Antworten verwendet wird, so perfekt zum Erstellen und Verwalten meiner eigenen Sammlung von Unterschriften ist. Es zeigt, dass manchmal ein Feature oder eine App für einen ganz anderen Zweck verwendet werden kann als für den, für den es eigentlich gedacht ist.

Bildnachweis: Unterschrift