Entwerfen von Dokumenten in Word kann eine Mischung aus unglaublich einfach und schmerzhaft schwierig sein. Bestimmte Aufgaben sind schmerzlos, während das Bewegen von Bildern in einem Dokument ein Minenfeld mit unerwarteten Konsequenzen ist.

Wenn Sie häufig mit den gleichen Dokumenten arbeiten, werden Sie vielleicht immer wieder die gleichen stilistischen Änderungen vornehmen, aber Sie können sich die Mühe ersparen. Es ist einfach, ein vorhandenes Word-Dokument als Vorlage zu speichern und dabei den Stil und den Startertext für neue Dokumente beizubehalten. Sie können auch eine Vorlage von Grund auf erstellen, auf der Sie neue Dokumente aufbauen können.

In Word richtig formatieren

Bevor wir über Vorlagen sprechen, müssen wir über den richtigen Weg sprechen, um Text in Word zu formatieren. Wenn Sie in Word keine Stile verwenden (dh Text direkt formatieren), haben Sie zwei Probleme.

Zuerst machst du alles auf die härteste Art und Weise. Zweitens sind Ihre Vorlagen nur von begrenztem Nutzen. Wenn Sie Überschriften erstellen, indem Sie Text auswählen, die Schriftgröße auf 24 einstellen und fett formatieren (und dann in der nächsten Zeile rückgängig machen), ist das eine frustrierende Zeitverschwendung.

Mach das nicht für dich! Investieren Sie zehn Minuten, um zu lernen, wie die Word-Styling-Tools funktionieren, und Sie sparen auf lange Sicht Stunden. Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Tipps zum effektiven Styling:

  • Verwenden Sie Überschriften und Normales Styling immer als Teil eines Dokuments. Sie finden dies im Abschnitt Home des Menübands unter dem Abschnitt "Styles".
  • Beginnen Sie mit den vorhandenen Stilen und überschreiben Sie diese mit Ihren bevorzugten Styling-Optionen. Mit den vorhandenen Stilen können Sie die "Struktur" Ihrer Dokumente einrichten, die für Vorlagen entscheidend ist.
  • Um einen vorhandenen Stil anzupassen, formatieren Sie den Text direkt, bis er wie gewünscht aussieht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu ersetzenden Stil und wählen Sie "[Stil] aktualisieren, um die Auswahl zu treffen." Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Stil klicken und wählen Sie "Ändern", aber das kann ein wenig schwieriger sein, um richtig zu machen.
  • Anstatt die Eingabetaste zweimal unter einer Überschrift zu drücken, verwenden Sie den Menübandabschnitt "Absatz", um den Textabstand richtig einzustellen.
  • Holen Sie sich erweiterte Textoptionen wie den Buchstabenabstand aus dem Menü "Schrift", indem Sie auf den kleinen Pfeil unten rechts im Menüband "Schrift" klicken. Derselbe Trick funktioniert für jedes Ribbon-Menü!

Speichern Sie Ihre Vorlage

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt oder Ihr Dokument geöffnet haben, können Sie sie als Word-Vorlage für die spätere Verwendung speichern.

1. Klicken Sie auf "Datei" und wählen Sie "Speichern unter" aus dem Menü auf der linken Seite.

2. Doppelklicken Sie in Office 2016 auf "Dieser PC". Doppelklicken Sie in anderen Word-Versionen auf "Computer".

3. Geben Sie den gewünschten Namen für Ihre Vorlage in das Feld Dateiname ein. Verwenden Sie Leerzeichen und Großbuchstaben, um es gut aussehen zu lassen; Sie werden diesen Vorlagennamen später in Words Vorlagenauswahl sehen.

4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Format und wählen Sie "Word-Vorlage (* .dotx)" aus der Liste.

5. Office wird automatisch zum Standardordner für benutzerdefinierte Word-Vorlagen auf Ihrem Computer navigieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die neue Vorlage zu speichern.

Öffnen und Verwenden Ihrer Vorlage

Sobald Sie Ihre Vorlage gespeichert haben, sollten Sie neue Dokumente damit erstellen. Getreu dem Namen ändert das Erstellen eines neuen Dokuments mit dieser Vorlage die Vorlagendatei nicht. Sie erstellen ein neues, nicht gespeichertes Dokument mit dem Stil und der Dokumentkonfiguration, die Sie aus Ihrer Vorlage kopiert haben.

Wenn Sie die Vorlage später bearbeiten müssen, können Sie natürlich ein neues Dokument mit der Vorlage öffnen, Ihre Änderungen vornehmen und die bearbeitete Vorlage über die ursprüngliche Vorlage speichern und die veraltete Version überschreiben.

1. Um ein neues Dokument zu erstellen, wählen Sie "Datei" und dann "Neu".

2. Klicken Sie neben "Featured" auf "Personal", um Ihre gespeicherten Vorlagen anzuzeigen. Klicken Sie unter "Vorgeschlagene Suchanfragen" nicht auf "Persönlich", um nach Online-Vorlagen zu suchen.

3. Klicken Sie auf Ihre Vorlage, um ein neues Dokument mit demselben Stil zu öffnen.

Fazit

Vorlagen speichern sowohl bestehendes Styling als auch Text. Dies kann Ihnen beim Ausfüllen von Formularen oder beim Erstellen ähnlicher Dokumente eine wichtige Rolle spielen. Wenn Sie viele Dokumente mit dem gleichen Grundlayout oder Starter-Inhalt häufig erstellen, sind Vorlagen ein großer Zeit- und Zeitsparer.

Sie schaffen auch Konsistenz zwischen Dokumenten und Organisationen. Indem Sie die Vorlagendatei freigeben, können Sie sicherstellen, dass andere Personen in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder Ihrem Team denselben Regeln folgen wie Sie. Es kann Sie auch ermutigen, attraktivere Designs häufiger zu machen. Wenn Sie bereits eine Vorlage mit einem tollen Header-Design parat haben, müssen Sie nicht "Zeit verschwenden", um jedes Mal ein attraktives Dokument von Grund auf neu zu gestalten. Und gut durchdachte Dokumente beeindrucken jeden von Boxkameraden über Chefs bis hin zu Investoren.