Sie haben vielleicht bemerkt, dass wenn ein Mitarbeiter oder Mitarbeiter ein Word-Dokument öffnet, das Sie sorgfältig gestaltet haben, sieht es ein wenig anders aus. Dies passiert oft, weil der Benutzer nicht die gleichen Schriften wie Sie hat. Und wenn Sie eine dieser Schriftarten in Ihrem Dokument verwenden, kann ihre Kopie von Word sie nicht erneut erstellen. Stattdessen wählt Word entweder die Standardschrift oder eine ähnliche Schriftart aus und tut sein Bestes.

Für alltägliche Dokumente ist das nicht so ein Problem. Aber für Dokumente, bei denen das Aussehen wichtig ist, kann dies ein großer Nachteil sein. Dies ist einer der Gründe, warum viele Menschen PDFs zum Verteilen von Inhalten verwenden, aber PDFs bieten nicht die gleichen Bearbeitungsfunktionen wie Word-Dokumente. Wenn Sie Ihren Text beibehalten und die Bearbeitungsfunktionen beibehalten möchten, müssen Sie Ihre Schriftarten in Microsoft Word einbetten.

Was machen Einbettungsschriften?

Wenn Sie die Schriftart einbetten, wird die Schriftartdatei in Ihrem Word-Dokument gespeichert. Dadurch wird die Größe der Datei erhöht, da die Schriftart jetzt mit dem Dokument mitfahren muss. Wenn Sie jedoch bereits eingebettete Bilder haben, ist der Unterschied wahrscheinlich nicht zu auffällig. Es gibt auch platzsparende Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um den Footprint Ihrer Datei zu reduzieren.

Dies funktioniert nur mit Microsoft Word, PowerPoint und Publisher und nur mit der Windows-Version der Anwendungen. Es funktioniert nicht auf Mac-, iOS-, Android- oder Web-Versionen einer Anwendung.

Außerdem kann die Schriftart nur eingebettet werden, wenn die Schriftart dies zulässt. Dies wird als "Einbettungserlaubnis" bezeichnet und nicht jede Schriftart erlaubt dies. Es ist eine Möglichkeit, die Verwendung der Schriftart auf eine Anzahl von Computern zu beschränken, sodass Lizenzen diese Verwendung ausschließen können, um die Kosten zu senken. In diesem Fall werden Sie feststellen, dass der Empfänger das Dokument anzeigen und drucken, aber nicht bearbeiten kann.

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Wie man Schriftarten in Microsoft Word einbettet

Um Schriftarten in Microsoft Word einzubetten, müssen Sie das entsprechende Dokument geöffnet und aktiv haben.

1. Klicken Sie auf das Menü "Datei" in der Multifunktionsleiste.

2. Klicken Sie auf "Optionen" auf der linken Seite des Bildschirms.

3. Klicken Sie im Menü links auf "Speichern".

4. Suchen Sie "Treue beibehalten, wenn Sie dieses Dokument freigeben", und aktivieren Sie die Option "Schriftarten in die Datei einbetten".

5. Wenn Sie die Größe der Datei reduzieren möchten, aktivieren Sie die Option "Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten (am besten zur Reduzierung der Dateigröße)". Dies schließt nur Zeichen ein, die bereits im Dokument erscheinen, wodurch die Dateigröße reduziert wird. Der Empfänger verfügt jedoch nicht über vollständige Bearbeitungsfunktionen. Andere Schriftarten wie "Light" oder "Semi-bold" sind nicht verfügbar, wenn sie nicht bereits im Dokument angezeigt werden.

6. Stellen Sie sicher, dass die Option "Standardschriftarten nicht einbetten" aktiviert ist. Dies wird vermeiden, das Dokument mit gängigen Schriftarten wie Calibri und Times New Roman zu versenden. Sie können wahrscheinlich davon ausgehen, dass der Endempfänger diese Zeichensätze bereits installiert hat.

Fazit

Wenn Sie das Erscheinungsbild Ihres Word-Dokuments beibehalten möchten, können Sie ungewöhnliche Schriftarten in das Dokument selbst einbetten. Dies verhindert Schriftart-bezogene Anzeigefehler und -ersetzungen. Aber es kann die Größe der Datei erheblich erhöhen, seien Sie also vorsichtig. PDFs können eine bessere Option sein, wenn die Bearbeitung keine Rolle spielt.