Dies ist ein Gastbeitrag von Anders Vinther (Easy-Email.net)

Heutzutage benutzen die meisten Menschen jeden Tag eine Vielzahl von elektronischen Geräten - Computer, Smartphones, iPads - Sie nennen es. Ich denke, die einzige Person, die nur einen Computer benutzt, ist meine Mutter.

Wir alle wissen, wie schwierig es ist, Ihre Informationen aktuell und verfügbar zu halten, wenn wir sie brauchen. Wenn Sie wie ich sind, müssen Sie sich nicht daran erinnern, Ihren USB-Schlüssel zu aktualisieren, bevor Sie das Büro verlassen oder sich von Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an Ihre persönliche E-Mail-Adresse senden ... meistens wissen Sie nicht einmal was du wirst brauchen.

Wäre es nicht toll, wenn Sie alle Ihre Dateien, Lesezeichen, E-Mails, Passwörter, Kontakte und Kalender auf dem neuesten Stand halten könnten, egal wo Sie sich befinden oder welchen Computer oder welches Gerät Sie verwenden? Hier ist der komplette Leitfaden zur Synchronisierung Ihres digitalen Lebens. Richte es einmal auf und vergiss es dann, es ist alles automatisch! Es wird ein bisschen Zeit brauchen, um es im Voraus zu organisieren, aber es wird dir von jetzt an so viel Zeit ersparen.

Zunächst müssen wir die Frage beantworten: Was sind die Bausteine, die dein digitales Leben ausmachen?

Ich habe es auf Folgendes beschränkt:

  1. Unterlagen
  2. Email
  3. Kontakte und Kalender
  4. Internet Lesezeichen
  5. Passwörter

1. Synchronisieren Sie Dokumente

Sie möchten ein Dokument auf Ihrem Bürocomputer erstellen, es speichern, bevor Sie nach Hause gehen, und es dann um 3 Uhr morgens auf Ihrem Heimcomputer bearbeiten, wenn Sie diese brillante Gehirnwelle hatten.

Sie möchten dieses fehlende Dokument auch während des Besuchs eines Kunden erhalten können - auch wenn Sie Ihren Computer nicht mitgebracht haben.

Wie machst du es

Es gibt eine Reihe verschiedener Dateisynchronisierungsoptionen. Dropbox ist meine bevorzugte Wahl. Es wurde ausführlich hier diskutiert, also werde ich es kurz halten.

Sie installieren ein kleines Programm auf Ihrem Computer. Ein neuer Ordner wird erstellt und alles, was Sie in diesem Ordner ablegen, wird automatisch mit jedem anderen Gerät synchronisiert, das Sie besitzen. Außerdem können Sie über einen Internetbrowser auf Ihre Dateien zugreifen, indem Sie sich bei der Dropbox-Site anmelden.

Es ist todschick zu benutzen! Sie können sogar Ordner mit anderen Personen teilen, sodass Sie sich nicht gegenseitig unterschiedliche Versionen eines Dokuments per E-Mail senden müssen.

Wo es zu bekommen und Preis:

Gehe zu www.dropbox.com und melde dich an.

Sie erhalten die ersten 2GB kostenlos. 50 GB sind 9, 99 $ / Monat, 100 GB sind 19, 99 $ / Monat.

2. Synchronisieren Sie die E-Mail

E-Mail ist hier zu bleiben (fragen Sie einfach die Google Wave-Leute). Es ist immer noch das wesentliche Kommunikationsmittel. Und das wird sich in naher Zukunft nicht ändern.

Wie machst du es

IMAP (Internet Message Access Protocol) ist hier der Schlüssel. IMAP ist eine Technologie, mit der Sie Ihre E-Mails mit einem Server synchronisieren können, anstatt sie auf Ihren Computer herunterzuladen. Und das bedeutet, dass Sie auch von anderen Computern und Smartphones aus auf alle Ihre E-Mails zugreifen können. Wenn Sie eine lokale Kopie auf Ihrem Laptop speichern, können Sie auch offline mit Ihrer E-Mail arbeiten.

Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun. Ich empfehle Ihnen, den hervorragenden Service von Google Mail zu nutzen. Sie können ein kostenloses Google Mail-Konto erstellen und dieses als zentralen Synchronisierungsknoten verwenden. Der Vorteil von Google Mail besteht darin, dass sie eine Vielzahl von Mobilgeräten unterstützen, sodass Sie Ihre E-Mails auch auf Ihrem Smartphone abrufen können. Ein weiterer Vorteil ist, dass Google Mail auch E-Mails von Ihren anderen E-Mail-Konten sammeln und senden kann, unabhängig davon, ob es sich um Webmail oder einen anderen E-Mail-Client handelt.

Alle modernen E-Mail-Clients unterstützen IMAP (einige besser als andere).

Kurz gesagt, die Schritte zum Einrichten der Synchronisation über IMAP sind:

  1. Erstellen Sie ein Google Mail-Konto und aktivieren Sie IMAP (in den Einstellungen).
  2. Konfigurieren Sie Gmail so, dass E-Mails von Ihren anderen E-Mail-Adressen erfasst und gesendet werden.
  3. Richten Sie Ihre E-Mail-Clients (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Windows Live Mail usw.) ein, um über IMAP eine Verbindung zu Ihrem Google Mail-Konto herzustellen.
  4. Richten Sie Ihre E-Mail-Clients so ein, dass auch E-Mails von Ihren anderen E-Mail-Adressen gesendet werden.
  5. Richten Sie Ihre Mobilgeräte so ein, dass sie mit Ihrem Google Mail-Konto kommunizieren.

Wo es zu bekommen und Preis:

IMAP ist eine Technologie und wird von den meisten (wenn nicht allen) E-Mail-Clients unterstützt. Sie können also Ihren bevorzugten E-Mail-Client oder sogar eine Kombination von E-Mail-Clients verwenden.

Sie können ein kostenloses Google Mail-Konto unter www.gmail.com erhalten.

Wenn Sie detaillierte Anweisungen zur Einrichtung benötigen, finden Sie einfach zu befolgende, illustrierte Anleitungen auf Easy-Email.net (kostenlos für 1 E-Mail-Adresse, $ 37 für mehrere E-Mail-Adressen).

3. Synchronisieren Sie Kontakte und Kalender

Wir treffen mehr Menschen als je zuvor. Und wir haben mehr Möglichkeiten, mit diesen Menschen zu kommunizieren als je zuvor. Daher müssen wir unsere Kontaktinformationen immer auf dem neuesten Stand halten.

Und je mehr wir uns beschäftigen, desto mehr brauchen wir unseren Kalender.

Wie machst du es

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Kontakte und Kalender zu synchronisieren. Die meisten davon sind ausreichend für die Punkt-zu-Punkt-Synchronisierung. Wenn Sie also nur einen Computer und ein Telefon verwenden, ist es einfach, beide synchron zu halten. Sobald jedoch die Anzahl der Computer steigt, wird es schwieriger, alles synchron zu halten.

Wie bei E-Mails ist die Verwendung von Gmail als zentraler Synchronisierungsknoten der beste Weg, um Kopfschmerzen zu vermeiden. Google Mail kann mit den meisten Geräten synchronisiert werden.

Wo man es bekommt & Preis

Mobile Geräte:

  • Ein guter Ausgangspunkt für die Kontaktsynchronisierung zwischen Gmail und Ihrem Telefon finden Sie hier: www.google.com/mobile/sync
  • Goosync: www.goosync.com (Kostenloser Service, Lite Service £ 8, 99 / Jahr, Premium Service £ 19, 95 / 12 Monate)

Für Outlook 2003, 2007 und 2010:

  • Companion Link: www.companionlink.com ($ 39.95)
  • Plaxo: www.plaxo.com (45 €)
  • Social: www.soocial.com (Kostenloser eingeschränkter Service oder 3, 99 $ / Monat oder 39 $ / Jahr)
  • gSyncit: www.daveswebsite.com/software/gsync ($ 19.99 pro Computer)

Thunderbird:

  • gContactSync: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/8451/ (kostenlos)
  • Zindus: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/6095/ (kostenlos)
  • Google-Kontakte: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/7307/ (kostenlos)
  • Google Kalender Tab: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/70768/ (kostenlos)
  • Blitz: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/2313/ (kostenlos)
  • Anbieter für Google Kalender: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/4631/ (kostenlos)

Apple Mail:

  • Integrierte Funktionalität in den neuesten Versionen von Apple Mail (kostenlos)

Wenn Sie detaillierte Anweisungen zum Einrichten der Synchronisierung von Kontakten und Kalendern zwischen Ihrem E-Mail-Client und Google Mail benötigen, können Sie einfach illustrierte Anleitungen von Easy-Email.net ($ 10 oder $ 1 in Kombination mit einem erweiterten Handbuch) verwenden. Verfügbar für Outlook 2003, 2007, 2010, Apple Mail und Thunderbird.

4. Synchronisieren Sie Internet Lesezeichen

Wie oft haben Sie nach der Seite gesucht, von der Sie wissen, dass Sie erst vor ein paar Tagen ein Lesezeichen gesetzt haben? Nur um festzustellen, dass Sie es auf Ihrem anderen Computer gespeichert haben!

Großartige Neuigkeiten! Xmarks ist noch am Leben und tritt! (Es war Touch & Go für eine Weile)

Wie machst du es:

Sie installieren einfach xmarks in all Ihren Internetbrowsern, richten ein Konto ein und vergessen es. Einfach!

Xmarks können sich sogar merken, welche Tabs Sie geöffnet hatten! (Premium-Version)

Wo es zu bekommen und Preis:

Gehe zu www.xmarks.com.

Kostenlos für Internet-Browser, $ 12 pro Jahr für mobile Geräte / Premium-Version.

5. Verwalten und Synchronisieren von Kennwörtern

Besorgt über Identitätsdiebstahl? Können Sie sich nicht an Ihre Passwörter erinnern? Passwörter und Benutzernamen auf verschiedenen Websites wiederverwenden?

Wie machst du es:

Sie erstellen ein Konto mit Lastpass. Wann immer Sie sich für eine neue Website anmelden, bietet Lastpass an, ein sicheres Passwort für Sie zu erstellen und sicher zu speichern, damit nur Sie darauf zugreifen können. Wenn Sie die Seite das nächste Mal besuchen, füllt Lastpass die Login-Daten für Sie aus. Dies ist viel sicherer als das Speichern von Anmeldedaten in Ihrem Browser. Sie haben nicht nur Ihre Sicherheit erheblich erhöht, sondern auch Ihr Leben erleichtert!

Sie installieren einfach Lastpass auf all Ihren Computern und Ihre Benutzernamen und Passwörter werden automatisch überall synchronisiert. Sie können sogar über das Internet darauf zugreifen.

Jetzt müssen Sie sich nur noch ein Passwort merken.

Wo es zu bekommen und Preis:

Erstellen Sie ein Konto bei www.lastpass.com.

Kostenlos für Internet-Browser, 1 $ pro Monat für mobile Geräte.

Extra-Tipp für kleine Unternehmen

Wir betreiben ein kleines Zwei-Mann-Band-Geschäft. Wir schreiben die Easy-Email Guides und führen die Website aus. In der Firma verwenden wir Dropbox, Easy-Email und Lastpass, um alles mit dem Unternehmen zu teilen. Dies bedeutet, dass wir an den gleichen Dokumenten arbeiten, auf die E-Mails unserer Kollegen antworten können, wenn einer abwesend ist, und einfachen Zugriff auf alle unsere Unternehmenslogins für unsere mehr als 40 Websites haben. Kein Problem!

Fazit

Ich hoffe, dies hilft Ihnen Ärger zu ersparen und Ihre Effizienz zu steigern. Wie bereits erwähnt, verwenden wir all diese Tools täglich in unserem Unternehmen und ich würde nicht gerne darüber nachdenken, wie viel Zeit wir verschwenden würden, wenn wir zu dem zurückkehren müssten, was wir vorher gewohnt waren.

Machen Sie also Ihre fehlenden Puzzleteile fertig - dann können Sie sich zurücklehnen und die Freiheit genießen, von überall zu rechnen.