Einer der größten Vorteile für die Arbeit an einem Dokument in der Cloud ist die Möglichkeit, es in Echtzeit zu teilen. Sie müssen nicht länger Änderungen vornehmen, um ein kohärentes Dokument zu erstellen. Jetzt kann jeder auf dasselbe Dokument zugreifen und es sogar gleichzeitig bearbeiten. Obwohl es sehr nützlich ist, gibt es Probleme, die natürlich bei mehreren Personen auftreten, die dasselbe Dokument bearbeiten. Eines Tages könnten Sie das Dokument öffnen und feststellen, dass viele Änderungen vorgenommen wurden, mit denen Sie teilweise nicht einverstanden sind!

Zum Glück gibt es mit jeder guten Software, die kollaboratives Editieren ermöglicht, einen Weg herauszufinden, wer welche Änderungen vorgenommen hat, und sie auf eine vorherige Version zurückzusetzen. So machen Sie das in Google Text & Tabellen.

Änderungen anzeigen

In diesem Beispiel analysieren wir ein Dokument, das bearbeitet wurde. Jemand versuchte, diesem Artikel ein Bild über Tutanchamun hinzuzufügen, aber dabei löschten sie versehentlich einen Absatz über dem Bild, das sein frühes Leben und seine Eltern diskutierte.

Glücklicherweise können wir den Absatz wiederherstellen, obwohl er gelöscht wurde. Klicken Sie zuerst auf "Datei" und dann auf "Versionsverlauf anzeigen". Sie können auch den Hotkey "Strg + Alt + Umschalt + H" drücken, obwohl dies schwer zu merken ist!

Der Revisionsverlauf wird angezeigt. Google Text & Tabellen "erinnert sich" an verschiedene Zustände des Artikels, während er geschrieben wird. Außerdem wird protokolliert, wer welchen Eintrag geschrieben hat. So können Sie zurückblicken und sehen, wer das Dokument bearbeitet hat.

Wenn wir die Geschichte durchgehen, können wir sehen, dass unser Dokument von Paul bearbeitet wurde:

Wir können auf jede Revision klicken, um die Änderungen anzuzeigen, die in dieser Version des Dokumentverlaufs vorgenommen wurden. Beachten Sie, dass Sie auf das Kontrollkästchen "Änderungen anzeigen" unten in der Revisionshistorie klicken müssen, um sie zu sehen.

Wenn Sie sich die Änderungen in einer Revision ansehen, wird jeder bearbeitete Text in der gleichen Farbe wie der Benutzer angezeigt, der ihn bearbeitet hat. In diesem Fall ist Pauls Farbe violett, sodass alle seine Bearbeitungen violett erscheinen. Farbiger Text mit einer Linie durch ihn ist das, was der Benutzer löschte, während farbiger Text ohne eine Linie durch ihn hinzugefügt wurde.

Wenn wir die Änderungen durchgehen, können wir den Moment sehen, in dem Paul unseren Absatz versehentlich gelöscht hat:

Jetzt, da wir wissen, wann der Schnitt gemacht wurde, ist es Zeit, ihn wiederherzustellen!

Wiederherstellen von Revisionen

Zuerst wählen wir die Revision aus, unmittelbar bevor der Absatz gelöscht wurde.

Jetzt, oben links, gibt es eine Schaltfläche namens "Diese Revision wiederherstellen". Klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Dann klicken Sie auf "Wiederherstellen" in dem Popup, das erscheint.

Das Dokument kehrt jetzt in den alten Zustand zurück. Beachten Sie, dass alle Revisionen, die nach dem Zeitpunkt dieser spezifischen Revision vorgenommen wurden, noch gespeichert werden. Wenn Sie zu einer älteren Revision zurückkehren, werden die nachfolgenden Versionen nicht automatisch gelöscht oder überschrieben. Wir können dies verwenden, um den Inhalt, der in den neueren Revisionen hinzugefügt wurde, in diesen zu übertragen, damit wir den gelöschten Absatz behalten und gleichzeitig sicherstellen können, dass die Arbeit unseres Mitarbeiters noch intakt ist.

Google Docs "Vorschlag" -Funktion

Wenn Sie in Zukunft diese Kopfschmerzen vermeiden möchten, sagen Sie Ihren Autoren, dass sie den "Suggesting-Modus" aktivieren sollen. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Feld "Bearbeiten" und ändern Sie es in "Suggesting" Wenn man schreibt, gibt es keine Möglichkeit, Autoren dazu zu zwingen, diesen Modus zu verwenden, also müssen Sie sie bitten, dies manuell zu tun. Wenn Sie die Datei gleichzeitig bearbeiten, können Sie dies über den Chat des Dokuments tun.

Wenn Benutzer das Dokument mit aktivierten Vorschlägen bearbeiten, werden die Änderungen als Vorschlag und nicht als tatsächliche Änderung angezeigt. Dies bedeutet, dass Sie Text nicht physisch löschen können. Wenn Sie dies versuchen, markiert Google Text & Tabellen den zu löschenden Text einfach. Wenn Sie etwas hinzufügen, fügt Google Text & Tabellen den Artikel hinzu. Ein Protokoll jeder Bearbeitung wird auf der rechten Seite angezeigt und ermöglicht es dem Autor, seine Änderungen zu erläutern, wenn sie dies möchten.

Damit die Änderungen "real" werden, müssen sie akzeptiert oder abgelehnt werden. Dies geschieht durch die Kästchen rechts neben den Änderungen.

Wenn Sie auf das Kontrollkästchen klicken, wird die Änderung akzeptiert und in das eigentliche Dokument implementiert. Wenn Sie auf das Kreuzsymbol klicken, wird die Änderung wieder auf das Original zurückgesetzt. Im obigen Beispiel hätten wir, wenn unser Mitarbeiter Vorschläge zur Bearbeitung ihrer Vorschläge verwendet hätte, die Zusatzanforderung für ihr Bild und ihren Absatz akzeptiert und die Löschanforderung für unseren eigenen Absatz abgelehnt. Viel einfacher!

Bearbeiten von Bearbeitungen

Bei der Zusammenarbeit mit anderen kann es frustrierend sein, dass wichtige Teile versehentlich gelöscht oder geändert werden. Mit dem Revisionsverlauf können Sie den letzten idealen Zustand des Dokuments verschieben und zu ihm zurückkehren. Noch besser, wenn der Modus "Vorschläge" aktiviert ist, können Sie jede Änderung durchgehen und sie genehmigen oder ablehnen, wie Sie es für richtig halten.

Verwenden Sie Google Docs regelmäßig zur Zusammenarbeit an Dokumenten? Lass es uns wissen!