Haben Sie schon einmal versucht, einige Informationen von einer Webseite oder E-Mail in ein Word-Dokument zu kopieren (Strg + c) und einzufügen (Strg + v), damit der eingefügte Inhalt nicht im selben Stil wie der Rest des Dokuments erscheint? Der Grund dafür ist, dass die ursprüngliche HTML-Formatierung im kopierten Inhalt beibehalten wird.

Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, Inhalte einzufügen, ohne die ursprüngliche Formatierung beizubehalten. Diese Funktion heißt "Paste Special". Sie bietet auch einige nützliche Optionen beim Einfügen von Bildern in ein Dokument. Sie können Inhalte einfügen, indem Sie "Strg + Alt + V" in der Microsoft Office-Suite und einer Reihe anderer Anwendungen drücken. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Paste Special in zwei der beliebtesten Office-Anwendungen - Word und Excel - verwendet werden kann. Beachten Sie, dass dieses Handbuch auf Microsoft Office 2010 und höher zugeschnitten ist.

Microsoft Word 2010 oder höher

Kopieren von Text von der Webseite oder E-Mail in Word-Dokument

1. Nachdem Sie Text von einer Webseite in die Zwischenablage kopiert haben (Strg + C), navigieren Sie in einem Word-Dokument zu Home und wählen Sie den Pfeil unter Einfügen - Inhalte einfügen (oder drücken Sie Strg + Alt + V).

2. Das Dialogfeld Inhalte einfügen wird wie folgt angezeigt:

3. Standardmäßig ist die Option HTML-Format hervorgehoben, da wir Text von einer Webseite kopieren. Wenn wir mit dieser Option weiter einfügen, behält der kopierte Text seine HTML-Formatierung bei und sieht im Dokument höchstwahrscheinlich völlig fehl am Platz aus (siehe Abbildung unten).

4. Wählen Sie stattdessen die Option "Unformatierter Text", um die HTML-Formatierung zu entfernen und sie auf die Standardeinstellungen im Dokument zu setzen.

Kopieren von Bildern von einer Webseite oder per E-Mail nach Word-Dokument

1. Wenn Sie Bilder aus dem Internet oder per E-Mail in ein Dokument kompilieren, kann ein Problem auftreten, wenn das kopierte Bild eine große Datei ist. Zum Beispiel sind Bilder, die in E-Mail-Anhängen eingebettet sind, normalerweise bmp-Dateien (Bitmap-Dateien), die eine der größten verfügbaren Bilddateien sind. Um die Qualität der Grafiken zu verringern, kann Paste Special verwendet werden. Das Dialogfeld Inhalte einfügen sollte Ihnen folgende Optionen bieten:

2. Anstatt das Bild wie oben hervorgehoben in das HTML-Format zu kopieren, wird durch Auswahl eines anderen Bildformats wie GIF, PNG oder JPEG sichergestellt, dass die Grafikgröße des Bildes reduziert wird. Dadurch verringert sich die Gesamtdateigröße Ihres Dokuments, was sehr nützlich ist, wenn Sie das Dokument per E-Mail versenden.

Microsoft Excel 2010 oder höher

Für diejenigen von uns, die regelmäßig in Tabellenkalkulationen herumlaufen, kann Paste Special eine große Produktivitätssteigerung sein. Einige Excel-spezifische Paste Special-Techniken sind unten dargestellt.

Daten transponieren

1. Ein ziemlich häufiges Datenbereinigungsproblem in Excel ist das Transponieren von Daten. Um beispielsweise die Spalten unserer Daten in Zeilen zu bringen, markieren Sie die Originaldaten und drücken Sie "Strg + C".

2. Navigieren Sie zu einem leeren Datenbereich Ihrer Tabelle und drücken Sie "Strg + Alt + V". Wenn Paste Special geöffnet wird, klicken Sie auf Transpose.

3. Eine transponierte Kopie der Tabelle wird nun in der Tabelle angezeigt.

Automatische Berechnungen

Paste Special kann bei Bedarf angewendet werden, um einfache Berechnungen wie Multiplikation, Subtraktion oder Addition über mehrere Zellen hinweg gleichzeitig durchzuführen. Im Beispiel müssen wir 20 von den Werten in B3-B10 subtrahieren.

1, Geben Sie in einer leeren Zelle den Wert 20 ein und drücken Sie STRG + C

2. Markieren Sie Zellen B3-B10, und drücken Sie STRG + ALT + V. Wählen Sie in dem Dialogfeld Inhalte einfügen Subtract unter der Überschrift Vorgang aus. OK klicken.

3. Die Zellen A1-A20 haben jetzt 20 von ihren Gesamtwerten subtrahiert.

3. Formatierung von Graphen

Wenn Sie mehrere Diagramme präsentieren müssen, ist es wichtig, dass die Farbe, Schriftart und Skalierung einheitlich sind. Allerdings könnte das Anpassen jedes Diagramms extrem mühsam werden. Zum Glück ist Paste Special wieder praktisch.

Im folgenden Beispiel möchten wir das Grafikdiagramm "Gemüsetally" so umwandeln, dass es wie das Tally-Diagramm Fruchttally aussieht.

1. Wählen Sie das Tortendiagramm und drücken Sie Strg + C. Wählen Sie das Balkendiagramm und geben Sie Strg + Alt + V ein.

2. Wenn das Dialogfeld "Inhalte einfügen" geöffnet wird, wählen Sie "Formate".

3. Das Balkendiagramm "Gemüsetally" wurde nun so formatiert, dass es einem Kreisdiagramm wie Fruit Tally ähnelt.

Fazit

Wie die obigen Beispiele zeigen, kann Paste Special einige große Produktivitätsverbesserungen liefern. Komplizierte oder sich wiederholende Formatierungsaufgaben, insbesondere in Excel-Tabellenkalkulationen, können in den meisten Fällen mit einem einfachen Mausklick gelöst werden. Während wir nur die Verwendung in Microsoft Office erwähnen, kann es auch in vielen anderen Anwendungen verwendet werden, einschließlich Google Mail. Wir empfehlen, es beim nächsten Kopieren von Text aus dem Internet in ein Word-Dokument zu versuchen. Bitte schreiben Sie in den Kommentaren, wenn Sie Fragen haben.

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