Bei Meetings gibt es normalerweise viele Redner, die unterschiedliche Ziele verfolgen. Es ist leicht, sich in Meetings zu langweilen und einige Dinge, die gesagt werden, aus den Augen zu verlieren. Dies ist zwar für regelmäßige Besprechungsteilnehmer, für Personen, die für die Protokollierung der Besprechungsprotokolle zuständig sind, jedoch ein großes Problem. Sie müssen genau auf alles achten, was in dem Treffen erwähnt wird. Aber das ist nicht der schwierigste Teil der Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen; Der schwierigste Teil besteht darin, die Minuten in geeignete Kategorien zu sortieren und sie an Ihre Chefs zu senden.

Dieser letzte Teil verbraucht am meisten Zeit. Alles in das richtige Format zu bringen, um es mit Ihren Vorgesetzten zu verschicken, kann erstaunlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber diese Zeit kann drastisch reduziert werden, wenn Sie einen Webdienst namens "MinuteIO" verwenden.

Einführung

MinutesIO ist ein wunderbarer und kostenloser Webdienst, der seinen Benutzern hilft, Besprechungsprotokolle aufzuzeichnen. Die Website ist so konzipiert, dass Sie Ihren Laptop direkt in die Besprechung mitnehmen und die Protokollierung starten können. Ohne dass Sie sich für neue Accounts anmelden müssen, können Sie mit MinutesIO die Details eines Meetings eingeben, Minuten protokollieren, ihnen Kategorien, Fälligkeitsdaten und Themen zuweisen. Nachdem das Meeting beendet wurde, können Ihre aufgezeichneten Minuten mit Ihren Vorgesetzten per E-Mail geteilt werden. Der gesamte Prozess ist extrem schnell und effektiv.

Verwendung

Wenn Sie MinutesIO besuchen, klicken Sie einfach auf den großen grünen Knopf, um loszulegen. Die Website fordert Sie nicht auf, neue Konten zu erstellen. Sie speichert Informationen lokal in Ihrem Browser. Dies erklärt die schnelle Reaktionsfähigkeit des Werkzeugs.

Ein Klick auf den Button öffnet eine neue Oberfläche für die Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen. Sie können mit der Aufzeichnung der Details des Meetings - Titel, Ort, Zeit, Projekt usw. - beginnen, indem Sie auf den Text auf der Webseite klicken.

Sie können den Text auf der Besprechungsseite entsprechend Ihren Anforderungen ändern und an Ihre Besprechung anpassen. Sie können nicht nur den Namen Ihrer Firma und den Ort der Besprechung eingeben, sondern auch Ihre E-Mail-Adresse, die E-Mails der Teilnehmer oder Personen, mit denen Sie später die Minuten teilen möchten. Sie können optional auch eine Beschreibung für das Meeting hinzufügen.

Der Bereich, in dem Sie Minuten aufnehmen können, funktioniert ähnlich: Sie klicken auf Text und geben den Text ein, um ihn zu bearbeiten. Für jede Minute können Sie im linken Bereich ein Thema hinzufügen, dann den Typ der Minute auswählen, eine Notiz hinzufügen, auswählen, von wem es in der Besprechung gesprochen wurde, und optional ein Fälligkeitsdatum für Aufgaben auswählen, die später abgeschlossen werden .

Wenn Sie mit dem Meeting fertig sind und das Protokoll abschließen möchten, können Sie auf das Häkchen (ü) klicken, das auf der linken Seite angezeigt wird.

Danach werden Ihre Protokolle fertiggestellt und Sie können die Freigabe-, Druck- und Bearbeitungsfenster an der Stelle sehen, an der Sie das Häkchen gefunden haben.

Mit der Schaltfläche "Senden" können Sie die Minuten der Besprechung mit denen teilen, mit denen Sie sie per E-Mail teilen möchten. Bevor Sie die E-Mail senden, wird Ihnen die Vorschau angezeigt.

Sie können sowohl die Empfänger der E-Mail als auch den Text ändern. Im Text finden Sie, dass Ihre Sitzungsprotokolle tatsächlich unter einer geheimen URL veröffentlicht werden. Sie können die URL von hier kopieren und direkt mit Freunden teilen, damit sie die Minuten sehen können, ohne ihnen eine E-Mail zu senden. Um jederzeit zu Ihren Minuten zurückzukehren, können Sie MinuteIO erneut aufrufen und auf die obere Schaltfläche im linken Bereich klicken, um Ihr Dashboard anzuzeigen. Hier können Sie Ihre aufgezeichneten Minuten erneut aufrufen, bearbeiten und teilen.

Fazit

MinutesIO ist ein unschätzbares Werkzeug für jeden, der Protokolle von Meetings aufzeichnen möchte. Indem sie ihren Benutzern eine intuitive Oberfläche bieten, um Minuten zu protokollieren, ohne sich für irgendetwas anmelden zu müssen, bietet die Site beispiellosen Komfort. Für alle Sekretäre oder Personen, deren Aufgabe es ist, Besprechungsdetails aufzuzeichnen, ist MinutesIO eine Website, die unbedingt gesehen werden muss.

Besuche MinutesIO @ http://minutes.io/