Spreadsheet ist eines der unverzichtbaren Werkzeuge für die heutige Arbeitsumgebung. Die Leute verwenden es, um alles und jedes zu organisieren, von der einfachen zweispaltigen Einkaufsliste bis zum komplizierten Multi-Sheet-Multi-File-Firmenbudget. Aber mindestens eine Verwendung passt nicht gut zu einer Tabellenkalkulation: Datenorganisation. Eine bessere Lösung zum Verwalten und Organisieren komplexer Daten ist die Verwendung einer Datenbank.

Der Grund, warum viele Tabellenkalkulationsbenutzer keine Datenbank berühren wollen, ist das "gruselige und komplizierte" Bild, das die Leute darüber haben. Glücklicherweise gibt es Airtable - eine moderne cloudbasierte relationale Datenbank mit einem einfachen Tabellenkalkulationsansatz, mit dem Sie fast alle Daten organisieren können. Es ermöglicht die Zusammenarbeit, so dass Sie mit Ihren Kollegen an einer Datenbank arbeiten können, und es wird über Browser und mobile Apps auf verschiedenen Geräten synchronisiert, um die Daten auf dem neuesten Stand zu halten.

Wenn Sie mit Microsoft Access unter Windows oder Filemaker Pro auf Mac vertraut sind, müssen Sie sich keine Sorgen machen, da AirTable einfacher zu verwenden sein sollte. Für diejenigen, die mit dem Datenbank-Konzept noch nicht vertraut sind, bietet Airtable Schritt-für-Schritt-Anleitungen und ein Video-Tutorial, um Sie auf dem Laufenden zu halten.

Beginnen Sie schnell mit Vorlagen

Die einzige Sache, die Sie tun müssen, um mit AirTable zu beginnen, ist, sich für ein kostenloses Konto anzumelden. Es kommt mit unbegrenzten Basen und unbegrenzten Mitarbeitern, mit der Grenze von 1.200 Datensätze pro Base und 2 GB Attachment Space pro Basis. Es gibt bezahlte Upgrade-Pläne für diejenigen, die mehr brauchen, aber der kostenlose Plan wäre mehr als genug für die meisten persönlichen Benutzer.

Damit Sie so schnell wie möglich starten können, stellt Ihnen Airtable Vorlagen zur Verfügung. Nach dem Anmeldevorgang werden Sie aufgefordert, mindestens drei Beispiele für die Datenbanknutzung auszuwählen. Die verfügbaren Optionen reichen vom Projektverfolger bis zum Limonadenstandinventar, vom Blog-Redaktionskalender bis zur Hochzeitsplanung.

Für diejenigen, die mit der Datenbank nicht vertraut sind, ist es am schnellsten, die vorhandenen Beispiele zu verwenden und sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Öffnen Sie eines Ihrer ausgewählten Beispiele und schauen Sie sich um, um sich vertraut zu machen. Aber wenn Sie ein Veteran sind, können Sie direkt eine neue Datenbank erstellen, indem Sie auf das Pluszeichen (+) klicken.

Lassen Sie uns zum Beispiel die Study Guide-Datenbank öffnen. Dieser ist so gestaltet, dass er den Schülern hilft, den Überblick über ihre Studien zu behalten. Die täuschend einfache Tabellenkalkulation versteckt viele leistungsstarke Funktionen. Sie können Zeilen und Zellen Ihren Anforderungen hinzufügen und anpassen, Medien als Anhänge in eine einzelne Zeile einfügen, Tabellen hinzufügen und löschen, um andere zu findende Schulfächer zu verfolgen, benutzerdefinierte Ansichten hinzuzufügen und mehr.

Aber anstatt sie einzeln zu erklären, ist es besser, wenn du sie selbst ausprobierst und das Gefühl bekommst, wie alles funktioniert. Um Ihnen zu helfen, auf die bunten Kreise unten rechts auf dem Bildschirm zu klicken, und sie werden Ihnen die Schritte zeigen, um etwas zu erreichen.

Beispielsweise können Sie Ihre Daten mithilfe eines Formulars anstelle von Tabellenzellen eingeben, indem Sie auf das Symbol "Erweitern" neben der Zeilennummer klicken.

Sie können auch ein benutzerdefiniertes Formular erstellen, das Sie mit Ihren Freunden teilen können. Ihre Eingabe füllt automatisch die Datenbank. Um dies zu tun, klicken Sie auf "Hauptansicht" und wählen Sie "Form".

Passen Sie dann das Formular an und klicken Sie auf "Freigeben". Sie erhalten einen Link, den Sie mit anderen teilen können. Mit dem obigen Beispiel des Studienleitfadens können wir die gemeinsame Nutzung von Formularen in einer Studiengruppe verwenden, in der jedes Mitglied zu einem Thema beitragen kann.

Warum Airable?

Die Verwendung von Airtable anstelle von Desktop-Datenbankanwendungen hat mehrere Vorteile, z.

  • Es ist in der Cloud, so dass alles gehostet und gesichert wird, ohne dass Sie etwas tun müssen. Ihre Daten sind immer sicher und zugänglich, solange Sie eine Verbindung zum Internet herstellen können.
  • Es unterstützt Multi-User, sodass Sie mit anderen zusammenarbeiten können, um Ihre Daten zu füllen und in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.
  • Es ist intuitiv und einfach einzurichten. Neue Benutzer können in kürzester Zeit starten, ohne Zeit mit einer Lernkurve verschwenden zu müssen.
  • Es ist anpassbar mit vielen Feldtypen zur Auswahl. Sie können praktisch jede beliebige Datenbank nach Ihren Bedürfnissen erstellen.
  • Es ist Browser-basiert, so dass Sie nichts herunterladen müssen. Es ist auch flüssig und kann überall geöffnet werden, und es gibt eine iOS-App (und die Beta-Version für Android) für diejenigen, die mit ihrem mobilen Gerät arbeiten.
  • Es unterstützt Integrationen mit vielen anderen Apps wie Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram und vielen mehr.

Und die größte Frage von Neulingen ist, warum sie eine Datenbank anstelle einer Tabellenkalkulation verwenden sollten. Die einfache Antwort ist, dass eine Datenbank eher dazu geeignet ist, eine große Datenmenge zu organisieren, während die Tabellenkalkulation besser ist, wenn Sie viele Berechnungen durchführen.

Dieser schnelle Überblick über Airable ist kaum an der Oberfläche dessen, was es tun kann. Mein Vorschlag ist, AirTable zu versuchen. Es ist kostenlos. Dann teilen Sie Ihre Gedanken und Meinungen in den Kommentaren unten.