Wenn Sie ein Dokument aus dem Internet herunterladen, stellen Sie manchmal fest, dass es im PDF-Format vorliegt. Sie haben vielleicht auch bemerkt, dass es schwer (wenn nicht unmöglich!) Ist, es zu bearbeiten, und es erfordert einen eigenen Leser zu öffnen. Für neuere Benutzer scheint dies eine verwirrende Wahl des Dokumentdateityps zu sein. Warum benutzen Menschen PDF-Dateien? Wäre etwas wie eine .DOCX-Datei nicht besser?

In der Tat sind PDF-Dateien sehr nützlich bei dem, was sie tun! Sie waren eine Art, Dokumente lange Zeit digital zu verschicken, und sehen keine Anzeichen dafür, dass sie bald verschwinden werden. Also, warum benutzen Menschen PDF-Dateien beim Senden von Dokumenten und wo können Sie sie in Ihrem täglichen Leben verwenden?

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Die Vorteile von PDF-Dateien

Um es zu erklären, gehen wir zurück auf die Frage " werden keine .DOCX-Dateien besser sein. "Das Problem hier ist, dass alle mit der Verwendung einer DOCX-Datei auf ihren Geräten einverstanden wären. DOCX ist eine Dateierweiterung, die von Microsoft Word stammt. Wenn andere Personen das Dokument öffnen möchten, müssen sie entweder Word verwenden oder einen Texteditor verwenden, der DOCX-Dateien öffnen / importieren kann. Auch wenn sie können, kann die Formatierung in diesem Prozess durcheinander geraten. Das macht es ein wenig schwierig, sicherzustellen, dass jeder das Dokument lesen kann.

Glücklicherweise haben viele Betriebssysteme volle Unterstützung für PDF-Dokumente. Das bedeutet, dass wir kein Dokument speziell für Microsoft Windows-Benutzer erstellen müssen, eines für iOS, eines für Linux - wir können es einfach in eine PDF-Datei schreiben und jeder kann es lesen.

Wann wird das PDF-Format verwendet?

Der beste Zeitpunkt für die Verwendung einer PDF-Datei ist dann, wenn Sie keine Ahnung haben, in welchem ​​Betriebssystem die Datei geöffnet werden soll. Nehmen wir an, Sie schreiben ein Handbuch für eine Website, das Benutzer herunterladen können. Diese Website kann von Benutzern auf Windows-, iOS-, Linux- und mobilen Geräten besucht werden. Daher müssen wir alle Bedürfnisse berücksichtigen. In diesem Fall beruhigt die Verwendung des .PDF-Formats jeden, ohne die Dinge kompliziert zu machen.

Noch besser, wenn Leute das Handbuch herunterladen, kann es automatisch im Browser des Benutzers geöffnet werden. Browser wie Chrome und Firefox verfügen über integrierte PDF-Viewer, damit Benutzer Ihr Dokument schnell und einfach lesen können.

Es ist auch großartig, wenn Sie Dokumente per E-Mail senden. Wenn Sie ein Dokument (z. B. Ihr Lebenslauf) an jemanden senden möchten, können Sie dazu eine DOCX-Datei verwenden. Dies kann in Ordnung sein, wenn der Empfänger auf seinem PC ist, aber wenn sie unterwegs sind, kann es schwierig für sie sein, das Dokument zu lesen. In dieser Situation möchten Sie möglicherweise eine PDF-Version anhängen, um alle Grundlagen abzudecken.

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Nachteile des .PDF-Formats

Wenn jemand Ihnen jemals ein Dokument im PDF-Format geschickt hat und Sie es bearbeiten wollten, haben Sie bereits einen der größten Nachteile erlebt! Um auf mehreren Betriebssystemen angezeigt zu werden, entspricht eine PDF-Datei eher einer digitalen Erfassung des Originaldokuments als einer tatsächlichen. Daher ist das Bearbeiten einer DOCX-Datei im Vergleich zu einer PDF-Datei etwas wie das Bearbeiten des Textes auf einem Whiteboard im Vergleich zum Bearbeiten eines Fotos des Whiteboards. Es ist möglich, aber viel schwieriger!

Wenn Sie das PDF-Format nicht verwenden

Verwenden Sie das PDF-Format nicht, wenn Sie ein "Live-Dokument" möchten, das andere bearbeiten können. Sie können einer PDF-Datei bearbeitbare Felder hinzufügen, aber für die Bearbeitung im Vollformat ist das PDF-Format nicht ideal. Hoffentlich wissen Sie, wenn Sie mit anderen arbeiten, welche Betriebssysteme sie verwenden und können sich auf einen Dateityp einigen, der allen passt. Zumindest kann jeder einen Cloud-basierten Dokumentendienst wie Google Docs verwenden. PDF-Dateien speichern, wenn Sie alle Dokumente lesen müssen ; benutze es nicht, wenn jeder es bearbeiten könnte.

Dokumentenentscheidungen

Angesichts der Unterschiede zu anderen Dokumenten kann es verwirrend sein, warum das PDF-Format überhaupt verwendet wird. Jetzt wissen Sie, warum und wie sie verwendet werden, sowie einige Fälle, in denen es besser ist, sie zu lassen.

Wie viel nutzen Sie PDF-Dateien in Ihrem täglichen Leben? Sag uns unten!