Es ist lustig zu sehen, wie schnell unsere Tech-Lösungen von einer robusten digitalen Lösung zu einem fragilen digitalen Problem werden. Nehmen Sie zum Beispiel E-Mails. Mit einem E-Mail-Konto verlieren Sie nie eine Nachricht, die Sie gesendet haben, oder? Die Nachteile sind, dass Sie nie wirklich eine Nachricht finden können, sobald die Menge der E-Mails, die Sie speichern, hochgeht, und grundsätzlich alle E-Mails an einem Ort auf Ihrem Computer gespeichert sind und so anfällig für Verluste sind.

Natürlich ist es möglich, dass Ihr Computer gesichert ist (und Sie sollten das wirklich tun, wenn Sie gerade erkannt haben, dass Sie das nicht tun), aber eine Sicherungskopie ist eine Sache - die Wiederherstellung Ihrer E-Mails in Ihr E-Mail-Programm ist eine andere Sache.

Tut es von Hand

Der schnellste und einfachste Weg, wichtige E-Mails zu sichern, besteht natürlich darin, sie in einen Ordner zu ziehen und auf einem USB-Laufwerk zu speichern. Die meisten E-Mail-Programme auf den meisten Plattformen öffnen eine lose E-Mail, die wahrscheinlich Anhänge enthält. Das ist alles gut und gut, aber die Sache mit einem E-Mail-Client ist, dass es Ihre E-Mails in einer (theoretisch) durchsuchbaren Datenbank hält. Eine lose Sammlung von Dateien in einem Ordner sichert die Daten, ist jedoch keineswegs eine durchsuchbare Ressource.

Sie können etwas organisierter darüber sein und E-Mails über die Kontoaktivierung, Produktseriennummern, Quittungen von Käufen usw. ziehen, aber das ist ein bisschen mühsam, all das manuell aktualisieren zu müssen.

Freeware-Lösungen

Die Lösung ist ein E-Mail-Archivierungsdienst. Sie werden viele Dienste dort draußen finden, aber die meisten sind sehr Corporate in Ton. Es gibt einige, insbesondere die beliebte MailStore-Lösung, die eine kostenlose Version ihrer Unternehmenssoftware für den Heimgebrauch bietet.

Dies ist eine viel bessere Lösung, um Ihre E-Mails sicher und nicht nur sicher, sondern auch zugänglich zu halten. Sie können Ihre E-Mails nicht nur an einem entfernten Standort speichern, sondern auch direkt an der Stelle, an der sie in Ihrer Client-Software entstanden sind. Sie können die E-Mails in der Sicherung auch nach relevanten Details wie Absender und Datum durchsuchen.

Der größte Vorteil bei der Verwendung eines dedizierten E-Mail-Archivierungsdienstes anstelle einer allgemeinen Offsite-Sicherung oder bei der manuellen Ausführung ist einfach: Ihre E-Mails sind nicht nur durchsuchbar, sondern auch wiederherstellbar. Als Nebeneffekt bedeutet dies auch, dass die Speicherung Ihrer E-Mails in einer externen Datenbank die Migration Ihrer E-Mails erleichtert. Wenn Sie den Computer wechseln, zum Beispiel wenn Sie Ihren Haupt-Desktop-Computer aufrüsten, ist eine der größten Schmerzquellen, dass Sie Ihren E-Mail-Client von Grund auf neu starten müssen, ohne auf Ihre alten E-Mails zugreifen zu müssen.

Mit einem Offsite-Backup, das für jeden Kunden leicht wiederherstellbar ist, können Sie einfach alle E-Mails von Ihrem Chef, Ihrer Frau, Ihrem primären Software-Anbieter abrufen und weitermachen, als wäre nichts passiert. Dies ist so viel einfacher als das Bereitstellen von E-Mail-Export- und Import-Tools oder das Hacken der Datenbanken per Hand, was seit langem die Standardlösung ist.

Wenn wir uns in eine Zeit bewegen, in der Ihre gesamte Arbeit und Ihr Privatleben in E-Mails gespeichert werden, ist es sinnvoll, Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu sichern.

In der Übung

Mit Mailstore als Beispiel ist es sehr einfach zu verwenden. Sobald die Software heruntergeladen und installiert wurde, steht Ihnen beim Ausführen ein Dashboard zur Verfügung.

Auf der linken Seite finden Sie eine detaillierte Liste aller Berichte, die Sie erstellen können.

In der Mitte haben Sie Hotlinks für allgemeine Aufgaben.

Und auf der rechten Seite haben Sie Ihr Dashboard.

Um zu beginnen, müssen Sie auf den Link "E-Mail archivieren" in der mittleren Spalte klicken. Dies bringt Sie zum Archiv E-Mail-Panel.

Archive werden von "Profilen" verwaltet, sodass jede E-Mail, die Sie sichern möchten, ein Profil erstellen muss. Sie tun dies, indem Sie entweder Ihre E-Mail in das Feld zum Erstellen eines Profils eingeben oder ein bestimmtes Protokoll aus der Dropdown-Liste "Erweitert" auswählen.

Sie werden aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben, um den Zugriff zu autorisieren.

Sobald die Software Ihren E-Mail-Account im Internet zur Bestätigung abgefragt hat, wird Ihr neues Profil erstellt.

Ein Profil wird im Dashboard erstellt und Sie können es nun doppelt anklicken, um es vom Server auf Ihrem Computer zu archivieren.

Hinweis: Da die Software direkt mit Ihrem Mail-Server kommuniziert, muss dieser Archiv-Rechner nicht einmal Ihr E-Mail-Rechner sein, was für Off-Site-Backups hilfreich ist.

Sobald dies erledigt ist, wird Ihre E-Mail mit der Mailstore-Software gesichert und durchsucht.

Fazit

Hoffentlich hat dies Ihnen einige Ideen gegeben, die Ihnen das Gefühl geben, dass Ihre E-Mails eine Ressource und kein Müllhaufen sind. Es macht keinen Sinn, sie herumliegen zu lassen, es sei denn, Sie können zu denen gelangen, die Sie brauchen, und die E-Mail-Archivierung ist sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung.

Wenn Sie irgendwelche Gedanken zur E-Mail-Archivierung haben, lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.

Bildnachweis: Yuri Samoilov