Eines der Probleme mit E-Mail-Anhängen und der Verwendung eines browserbasierten E-Mail-Clients ist die Zeit, die zum Hochladen aller Anhänge benötigt wird. Wenn Sie eine langsame Internetverbindung verwenden, wissen Sie, wie frustrierend es sein kann, mehrere Anhänge auf eine neue E-Mail-Nachricht hochzuladen. Manchmal können die Verbindungen in der Mitte fehlschlagen und Sie müssen den Vorgang erneut starten.

Das gleichzeitige Hochladen mehrerer Dateien kann den Browser ebenfalls einfrieren. Zum Beispiel: Wenn Sie Firefox verwenden und versuchen, einige PDF-Dokumente mit hoher Dateigröße hochzuladen, besteht die Möglichkeit, dass Firefox möglicherweise nicht mehr reagiert. In solchen Situationen wird es schwierig, den Entwurf zu speichern, der Ihre kostbare Zeit tötet

Ein weiteres Problem mit Anhängen ist, wenn Sie sie später finden möchten. Wenn Sie jeden Tag dutzende E-Mails senden und empfangen, erinnern Sie sich möglicherweise nicht mehr an das Datum und den eigentlichen Nachrichtenthread des hochgeladenen Anhangs. In solchen Situationen müssen Sie die Datei in Ihrem Computer durchsuchen oder einen der Empfänger bitten, Ihnen den Anhang weiterzuleiten.

Was ist, wenn wir ein Desktop-Tool zum Hochladen von Anlagen in unser Google Mail-Konto verwenden können? Was ist, wenn wir eine Online-Kopie aller Anhänge für einen Datei-Hosting-Anbieter kostenlos speichern können? In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie alle E-Mail-Anhänge automatisch an einen kostenlosen Datei-Hosting-Provider archivieren (mit Drop.io)

Anhänge vom Desktop auf Google Mail hochladen

Zuerst müssen Sie den Affixa Desktop-Client herunterladen. Mit Affixa können Sie Anhänge mit Drop.io, einem beliebten Datei-Hosting-Service, auf Ihre E-Mails hochladen. Sie können Affixa auch verwenden, um Anhänge zu Ihrem Desktop-E-Mail-Client hinzuzufügen, z. B. Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra usw.

Sobald Sie Affixa heruntergeladen haben, installieren Sie es und führen Sie das Programm aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um Ihr Gmail- oder Yahoo-E-Mail-Konto wie unten gezeigt hinzuzufügen

In den Kontoeinstellungen können Sie "Google Apps" oder "Google Mail" aus dem Dropdown-Feld "Nutzername" auswählen. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf "Test"

Affixa wird bestätigen, ob der Benutzername und das Passwort korrekt sind und eine Nachricht wie folgt anzeigen:

Wechseln Sie nun zur Registerkarte "Optionen" und wählen Sie "Affixa beim Start laden" und "Affixa laden, wenn ich auf eine E-Mail-Adresse klicke". Dadurch wird das Programm automatisch aufgerufen, wenn Sie die Anhänge hinzufügen möchten und das Programm nicht manuell ausführen müssen.

Navigieren Sie als Nächstes zum Tab "File Hosting" und wählen Sie die Anhangsregeln. Wenn Sie immer den Drop.io-Dienst zum Hosten Ihrer Anhänge verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datei-Host automatisch verwenden" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datei-Hosting für meine Anhänge immer verwenden".

Klicken Sie nun auf "Einstellungen" und wählen Sie ein Passwort für den Drop. Ein Drop ist nichts anderes als ein Ort, an dem Ihr Anhang hochgeladen wird (siehe Beispiel).

Durch das Festlegen eines Kennworts wird sichergestellt, dass nur ausgewählte Personen Ihren Anhang sehen können und dieser nicht öffentlich ist. Sie können das Passwort Ihres erstellten "Drop" einfach an die Empfänger in der E-Mail-Nachricht senden.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ablauf ein Intervall aus, für das der Drop aktiv sein soll. Das Ablaufintervall kann von 1 Tag bis 1 Jahr eingestellt werden. Sie können auch andere Optionen auswählen, z. B. ob andere Benutzer einen Kommentar zu Ihrem Anhang senden können oder ob sie dem von Ihnen erstellten Drop neue Dateien hinzufügen können.

Der Setup-Teil ist vorbei. Um nun einen Anhang hochzuladen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Senden an -> Mail-Empfänger

Sie können das Affixa-Programm auch manuell starten und per Drag & Drop E-Mails zum Drop.io-Basket hinzufügen. Wenn alle Dateien hinzugefügt sind, drücken Sie einfach auf "E-Mail" und Affixa lädt diese Dateien in Drop.io hoch und fügt sie als Anhänge einer neuen Gmail-Nachricht hinzu. Die folgende Nachricht wird angezeigt, sobald alle Dateien hochgeladen wurden:

Öffnen Sie nun Ihren Gmail-Posteingang über den Browser, wechseln Sie zum Ordner Entwürfe, und Sie sehen eine neue Nachricht mit der Datei, die an diese Nachricht angehängt ist, wie unten gezeigt:

Jetzt senden Sie die E-Mail an wen Sie wollen. Sobald die E-Mail gesendet wurde, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung vom Drop.io-Dienst, wie unten gezeigt:

Ihre Empfänger können dann den Anhang mit dem Administratorkennwort herunterladen, oder sie können auch den RSS-Feed des Anhangs abonnieren. Dies ist sehr nützlich, da Sie, wenn Sie den bestimmten Nachrichten-Thread aktualisieren und neue Anhänge hinzufügen möchten, keine neue E-Mail-Nachricht erstellen müssen. Sie können die neuen Dateien einfach auf die Drop.io-Seite hochladen und Ihre abonnierten Empfänger erhalten eine Benachrichtigung in ihrem Posteingang. Groß!

Mit der kostenlosen Version von Affixa können Sie nur ein einziges Konto verwenden. Sie können die kommerzielle Version erwerben, wenn Sie erweiterte Optionen für mehrere Konten haben möchten.

Verwenden Sie einen Dienst zum Archivieren Ihrer E-Mail-Anhänge? Bitte teilen Sie Ihre Ideen in den Kommentaren.